Sanofi Speak Up Hulplijn
Organisatorische Rechtvaardigheid
Wat is organisatorische rechtvaardigheid?
De manier waarop we ons als bedrijf gedragen, heeft een directe impact op onze mensen. Om van Sanofi een eerlijke en veilige werkplek te maken, bevorderen we een cultuur waarin mensen ondervinden dat ze eerlijk zijn behandeld, hun fundamentele rechten op het werk worden gerespecteerd en ze niet bang zijn om zich uit te spreken, om hulp te vragen of uit te dagen wat er niet goed uitziet, voelt of lijkt.
De belangrijkste componenten die de organisatorische rechtvaardigheid stimuleren, zijn de Gedragscode en evenwichtige, inclusie- en antivergeldingsprincipes, eerlijke en consistente disciplinaire maatregelen en Speak Up.
Nultolerantie
In haar streven om een cultuur van ethiek, zakelijke integriteit en wederzijds respect te bevorderen, verbiedt Sanofi elk gedrag dat iemands waardigheid aantast of een schadelijke invloed heeft op Sanofi of haar reputatie.
We tolereren of ondersteunen geen enkele vorm van fraude, intimidatie (bijv. fysiek, seksueel, psychologisch, verbaal of van enige andere vorm), discriminatie (bijv. op grond van geslacht, genderidentiteit, leeftijd, afkomst, ras, erfgoed, religie, seksuele geaardheid, fysiek uiterlijk, gezondheid, handicap, vakbondsactiviteit, politieke meningen, nationaliteit, gezinssituatie of op enige andere grond), vergelding of schendingen van mensenrechten. Deze gedragingen zijn fundamenteel onverenigbaar met onze kernwaarden en zullen worden onderworpen aan een nultolerantiebenadering in al onze activiteiten wereldwijd en met betrekking tot alle werknemers.
Laat van u horen, Speak Up!
Als Sanofians hebben we allemaal een rol te spelen in het opbouwen van een gezonde werkcultuur, waarin we het beste van onszelf naar het werk kunnen brengen, de juiste dingen kunnen doen, en kunnen bouwen aan psychologische veiligheid en vertrouwen op alle niveaus van de organisatie.
Ons wereldwijde Speak Up-programma stelt werknemers in staat om:
- constructieve, gerichte, tijdige en bruikbare feedback te delen om aan beter presterende teams te bouwen,
- openlijk te debatteren over ideeën, meningen te delen en te vragen om input, om daarmee diversiteit van standpunten te bevorderen en betere beslissingen te kunnen nemen,
- de status quo uitdagen om Sanofians in staat te stellen vereenvoudiging, positieve veranderingen te stimuleren, werkwijzen en resultaten te beïnvloeden,
- zorgen te kunnen uiten en problemen aan het licht te kunnen brengen om eerlijkheid en verantwoordelijkheid te bevorderen en de veiligheid van Sanofi, onze patiënten, partners en onszelf zeker te stellen.
Een end-to-end Alert Management-proces
Elke werknemer, contractant, zakenpartner, leverancier, waardeketenwerker en stakeholder van Sanofi die zich zorgen maakt en te goeder trouw van mening is dat een wet, beleid of de Sanofi-gedragscode is of dreigt te worden geschonden, heeft de plicht dit te melden.
Zorgen kunnen worden gemeld bij de Speak Up Helpline, een veilig kanaal dat wordt beheerd door een externe leverancier en wordt gecontroleerd door de afdeling Ethiek en Zakelijke Integriteit.
De Speak Up-hulplijn is beschikbaar voor alle Sanofi-medewerkers, contractanten, zakenpartners, leveranciers, andere waardeketenmedewerkers en belanghebbenden, zowel intern als extern.
Naast de Speak Up Helpline kunnen zorgen direct worden gemeld aan de relevante Ethics and Business Integrity Officer, People & Culture-vertegenwoordiger, juridisch vertegenwoordiger, manager of via een ander kanaal dat een medewerker het meest geschikt acht.
Welk kanaal een werknemer ook gebruikt om zich uit te spreken, hij/zij zal niet worden gesanctionneerd of gediscrimineerd, mits hij/zij te goeder trouw handelt en geen kwade bedoeling heeft, zelfs als de gerapporteerde feiten onjuist blijken of er geen verdere actie wordt ondernomen.
Elke Sanofi-medewerker aan wie een probleem is gemeld, moet dit onmiddellijk melden bij de Speak Up Helpline of de relevante Ethics and Business Integrity Lead.
Alle zorgen worden onderzocht en beoordeeld door de functie Ethics Business and Integrity, die vervolgens de juiste aanpak bepaalt.
De acties bestaan uit het onderzoeken van de zaak of het doorverwijzen ervan naar de juiste instanties, zoals Ombuds, Kwaliteit, People en Culture, Juridisch, Veiligheid, Cyberbeveiliging of Privacy.
Het team Ethics Business and Integrity Investigations, of lokale bronnen onder leiding van Ethics Business and Integrity, zullen onderzoeken uitvoeren naar niet-naleving, wangedrag, fraude, intimidatie, discriminatie, werkplekgeweld en vergelding, waarbij relevante inhoudelijke experts, adviseurs, belanghebbenden en externe ondersteuning indien nodig worden ingeschakeld.
Er zal een onderzoeksrapport worden opgesteld op basis van verzamelde feiten om te bepalen of het gedrag bevestigd, niet bevestigd of niet doorslaggevend was, en om eventuele programmatische hiaten of vereiste verbeteringsmaatregelen te identificeren.
Zaken die worden gemeld maar niet als onderzoeksrechtelijk, verdere actie of doorverwijzing naar een andere partij worden beschouwd, worden gesloten en bewaard in het juiste beveiligde systeem van registratie gedurende de relevante bewaarperiode.
Aanbevelingen voor corrigerende of disciplinaire maatregelen worden alleen vastgesteld met de relevante belangrijke belanghebbenden en besluitvormers, zoals People and Culture Line Management, Legal, EBI en Arbeidsrecht, indien van toepassing.
Werknemers, aannemers, zakenpartners, leveranciers en waardeketenmedewerkers die een onderzoek melden of deelnemen aan een vermoedelijke schending van een toepasselijke wet of principe, zullen niet worden onderworpen aan enige nadelige actie (bijvoorbeeld discriminatie, vergelding of disciplinaire maatregelen), tenzij zij zelf betrokken waren bij het wangedrag.
Sanofi keurt geen enkele vorm van vergelding goed en hanteert een zero-tolerance houding, wat zou moeten leiden tot disciplinaire maatregelen voor de vergeldende persoon, tot en met ontslag.
Correctieve of disciplinaire maatregelen worden toegepast en gedocumenteerd volgens lokale wettelijke vereisten. De zaak wordt gesloten, de melder wordt op de hoogte gebracht, alle documenten worden ingediend volgens de bewaringseisen en verbeteraanbevelingen worden vastgelegd en bijgehouden.
Sanofi Ombudskantoor
Sanofi heeft in 2024 zijn interne Ombudskantoor gelanceerd.
Het Sanofi Ombudskantoor is een netwerk van collega’s die zijn getraind om onafhankelijke, onpartijdige, vertrouwelijke en informele ondersteuning te bieden aan werknemers om geschillen, conflicten en barrières te overwinnen die hun volledige potentieel in de weg staan.
Het Ombudsbureau komt niet in de plaats van de bestaande meldingskanalen, de Speak Up-hulplijn of interne onderzoeken, maar vult deze aan.
Via het Ombudskantoor kan Sanofi aanvullende begeleiding en ondersteuning toevoegen om problemen snel, eerlijk en op het juiste niveau aan te pakken; communicatie- en geschillenbeheervaardigheden te verbeteren; een transparante en open bedrijfscultuur te handhaven; relaties en reputaties te behouden; en een betrokken en positieve organisatie te bevorderen.
Gebonden aan het Sanofi Ombudshandvest en aan de verplichte vertrouwelijkheid voor de Ombuds melder, zullen de Ombudsmedewerkers de identiteit van de personen die contact met hen opnemen en de informatie die wordt gedeeld beschermen, tenzij de Ombudsmedewerker vaststelt dat er een onmiddellijke dreiging is van ernstige schade aan een persoon of eigendom, op welk punt de Ombudsmedewerker zal escaleren naar de juiste bron.
Alleen geaggregeerde gegevens om te rapporteren over het gebruik en de trends van het Ombudskantoor zullen worden gemeld aan het management van Sanofi en de Ombuds zullen aan geen enkele persoon, de gegevens van de melder openbaar maken, inclusief aan leidinggevenden, management, leiderschap of externe partijen.
